Care Light

Care Light ist ein abgespecktes Paket pro Standort. Ein Light-Standort nutzt ausschließlich die Dokumentationen und kann dort:

Nachweise als PDF hochladen (ohne KI),
Nachweise ansehen und herunterladen,
Nachweise löschen.

Alle anderen Funktionen sind im Care-Client sichtbar, aber ausgegraut und nicht anklickbar. Dazu gehören Begehungen, Maßnahmen, Kalender, Statistiken und Ampel, Benutzerverwaltung, Vorsorge, Unfallmeldungen, Aufsichtspersonen, ITC-Kontaktpersonen, Schulungen, Dateiablage, Einstellungen sowie KI-Suche, Smart-Upload, KI-Sammel-Upload, Umbenennen von Nachweisen, Dokumentations-Ampel und Protokoll.

Notiz

Wird eine gesperrte Seite direkt über die Adresszeile aufgerufen, leitet Care automatisch zu den Dokumentationen weiter. Die öffentlichen QR-Formulare für Unfallmeldungen und Vorsorge-Registrierungen sowie der öffentliche Link der Dateiablage zeigen für Light-Standorte den Hinweis „Nicht verfügbar“.

Paket einstellen (Admin-Portal)

Das Paket wird im Admin-Portal unter Mandant → Standort bearbeiten → Paket gewählt (Full oder Light). Neue Standorte werden standardmäßig mit Full angelegt.

Info

Ein Upgrade von Light auf Full ist jederzeit möglich. Alle Daten bleiben erhalten; bereits hochgeladene Nachweise werden anschließend automatisch für die KI-Suche indiziert.

Ein Nutzer pro Light-Standort

Ein Light-Standort darf maximal einen aktiven Kundennutzer haben.

Nutzer, die auf dem Standort ausschließlich interne Rollen haben (ITC-Mitarbeiter), zählen nicht mit.
Der Nutzer wird im Admin-Portal über Mandant → Standort → Nutzer anlegen erstellt – oder von ITC-Mitarbeitern mit der Berechtigung User.LightAccess direkt im Care-Client (siehe unten).
Direkt nach dem Anlegen bietet der Dialog Zugangsdaten herunterladen und Per E-Mail senden an. Beides gibt es auch später unter Benutzer → ‹Nutzer› (Buttons Zugangsdaten und Per E-Mail senden).
Per E-Mail senden schickt dem Nutzer eine E-Mail (Absender care@itc-graf.de) mit Anmelde-Adresse und Benutzername; das Zugangsdaten-Dokument mit dem Passwort hängt als Word-Datei an. Der Versand wird im Protokoll des Nutzers festgehalten.
Um den Nutzer zu tauschen, wird der bisherige Nutzer unter Benutzer → Store-Zuweisungen → Deaktivieren deaktiviert und anschließend der neue Nutzer angelegt oder zugewiesen.
Ein Standort mit mehreren aktiven Kundennutzern kann erst auf Light umgestellt werden, wenn die überzähligen Nutzer deaktiviert wurden.

Hinweis

Light-Standorte werden nicht für die KI-Suche indiziert und erhalten keine E-Mail-Benachrichtigungen zu neuen Dokumenten oder Nachweisen.

Begehungen durch ITC-Projektleiter

ITC-Projektleiter können auch auf Light-Standorten Begehungen digital durchführen. Für sie sind auf dem Standort freigeschaltet:

Begehungen anlegen, bearbeiten, abschließen und löschen sowie der PDF-/Word-Export,
Maßnahmen inklusive Sammel-Übertrag und Aktionsvorlagen,
der Dashboard-Kalender (nur Maßnahmen), die Statistik und die Ampel.

Alle anderen gesperrten Funktionen bleiben auch für Projektleiter gesperrt. Der Kunde sieht weiterhin nichts von Begehungen und Maßnahmen und erhält dazu keine E-Mails.

Rolle „ITC Projektleiter“ einrichten

Im Admin-Portal unter Standorttypen → Rollen eine Rolle anlegen, z. B. „ITC Projektleiter“.
Als Sichtbarkeit Internal wählen.
Die Berechtigungen für Begehungen und Maßnahmen vergeben (z. B. Inspection.*, Action.*, ActionTemplate.Read) und zusätzlich Inspection.LightAccess.
Die Rolle dem ITC-Nutzer auf dem Light-Standort zuweisen. Da die Rolle intern ist, zählt der Nutzer nicht zum Kundennutzer-Limit.

Hinweis

Inspection.LightAccess wirkt nur aus internen Rollen und nur bei aktiver Zuweisung. Das Admin-Portal lehnt die Berechtigung bei öffentlichen Rollen ab.

Als Zuständige für Maßnahmen können auf Light-Standorten nur Projektleiter ausgewählt werden.

Ablage für Begehungsprotokolle

Beim Abschließen einer Begehung auf einem Light-Standort legt Care das Begehungsprotokoll automatisch als PDF-Nachweis ab („Begehungsprotokoll ‹Name› ‹Datum›“). Der Kunde öffnet es in den Dokumentationen und sieht dort, was zu tun ist.

Die Zieldokumentation wird im Admin-Portal unter Dokumentationen → bearbeiten → Ablage für Begehungsprotokolle (Care Light) markiert.
Pro Standorttyp kann genau eine Dokumentation markiert sein. Wird eine andere markiert, verliert die bisherige die Markierung.
Die Markierung ist nur möglich, wenn Daten anzeigen aktiv ist.

Notiz

Ist für den Standorttyp keine Ablage markiert oder schlägt das Ablegen fehl, wird das Abschließen mit einer Meldung abgebrochen. Die Begehung bleibt dann offen und kann nach der Korrektur erneut abgeschlossen werden. Auf Full-Standorten ändert sich nichts.

Benutzerverwaltung durch ITC-Mitarbeiter

ITC-Mitarbeiter mit einer internen Rolle, die die Berechtigung User.LightAccess enthält, können auf Light-Standorten die Benutzerverwaltung im Care-Client nutzen: Nutzer anlegen, bearbeiten, aktivieren und deaktivieren sowie Rollen zuweisen. So lässt sich z. B. der Kundennutzer eines neuen Light-Kontos direkt in Care einrichten.

Im Admin-Portal unter Standorttypen → Rollen eine interne Rolle anlegen oder erweitern (z. B. „ITC Admin“).
Die Berechtigungen für Nutzer vergeben (z. B. User.Read, User.Create, User.Update, Role.Read) und zusätzlich User.LightAccess.
Die Rolle dem ITC-Nutzer auf dem Light-Standort zuweisen.

Hinweis

Das Limit von einem aktiven Kundennutzer gilt weiterhin – auch wenn ein ITC-Mitarbeiter den Nutzer anlegt. User.LightAccess wirkt wie Inspection.LightAccess nur aus internen Rollen und nur bei aktiver Zuweisung; alle anderen gesperrten Funktionen bleiben gesperrt. Für den Kunden selbst bleibt die Benutzerverwaltung ausgegraut.