Dateiablage

In der Dateiablage legen Sie Dokumente für Ihre Mitarbeiter ab – Dienstpläne, Arbeitsanweisungen, Aushänge oder Formulare. Mitarbeiter rufen die Dateien ohne Anmeldung über einen Link oder QR-Code ab, zum Beispiel vom Smartphone aus.

Dateien & Ordner

Hochladen — Ziehen Sie eine Datei in das Upload-Fenster oder wählen Sie sie aus. Erlaubt sind PDF, JPG, PNG, WEBP, DOCX, XLSX und PPTX mit maximal 25 MB pro Datei.
Anzeigename — Jede Datei bekommt einen Anzeigenamen (standardmäßig der Dateiname ohne Endung), den Sie jederzeit ändern können.
Ordner — Dateien lassen sich in Ordner einsortieren (eine Ebene, keine Unterordner). Dateien ohne Ordner liegen im Hauptbereich. Ordner können umbenannt und gelöscht werden; beim Löschen eines Ordners werden die darin enthaltenen Dateien mit gelöscht.
Verschieben — Über „Datei bearbeiten“ ändern Sie Anzeigename und Ordner einer Datei.

Öffentlicher Zugang

Jeder Standort hat einen eigenen, nicht erratbaren öffentlichen Link mit QR-Code.

Teilen — Kopieren Sie den Link oder hängen Sie den QR-Code aus. Mitarbeiter sehen die Ordner und Dateien und können sie herunterladen.
Link erneuern — Ist der Link in falsche Hände geraten, erzeugen Sie einen neuen. Der alte Link und ausgehängte QR-Codes funktionieren danach nicht mehr.

PIN-Schutz

Optional schützen Sie den öffentlichen Zugang mit einem PIN aus 4 bis 8 Ziffern.

Mitarbeiter geben den PIN einmal ein; der Zugang bleibt danach 24 Stunden auf dem Gerät gültig.
Nach 10 Fehlversuchen ist der Zugang für 15 Minuten gesperrt.
Wird der PIN geändert oder entfernt, werden alle bestehenden Zugänge ungültig.

Notiz

Der PIN wird nur verschlüsselt gespeichert und kann nicht angezeigt werden. Haben Sie ihn vergessen, setzen Sie einfach einen neuen.

Speicher & Speicherpakete

Jeder Standort hat 2 GB Speicher für die Dateiablage inklusive. Die Auslastung sehen Sie direkt in der Dateiablage und unter Einstellungen → Abonnements.

Ist der Speicher voll, schlägt der Upload mit einem Hinweis fehl – löschen Sie Dateien oder buchen Sie ein größeres Paket.
Speicherpakete mit 5, 10 oder 25 GB buchen Sie unter Einstellungen → Abonnements wie andere Zusatzleistungen. Es gilt immer das größte gebuchte Paket; nur ein Upgrade auf eine größere Stufe ist möglich.
Die Preise der Speicherpakete pflegt die ITC im Admin-Portal unter Speicherpakete (Standard: 19 €, 29 € und 49 € pro Jahr).

Berechtigungen

Die Dateiablage hat eigene Rechte: FileArea.Read (ansehen), FileArea.Create (hochladen, Ordner anlegen), FileArea.Update (umbenennen, verschieben, PIN und Link verwalten) und FileArea.Delete (löschen). Bestehende Rollen haben die Rechte automatisch passend zu ihren Dokumentations-Rechten erhalten; FileArea.Create bekommt jede Rolle, die Nachweise hochladen darf (Documentation.Update oder Documentation.Create).

Info

Die Dateiablage ist in Care Light nicht enthalten. Der öffentliche Link eines Light-Standorts zeigt den Hinweis „Nicht verfügbar“.

Protokoll

Hochladen und Löschen von Dateien, Anlegen und Löschen von Ordnern sowie Änderungen am PIN und am öffentlichen Link werden im Protokoll des Standorts festgehalten.